Nachricht vom 23.03.2021 
Bauamt Kirchen geht bei der Digitalisierung neue Wege
Wieso führt die Verwaltung in Kirchen ein Kundenbeziehungsmanagement ein? Und wieso könnten demnächst Baumamtsmitarbeiter entdeckt werden, die eine Virtual-Reality-Brille tragen? Antworten darauf gibt nun der Wirtschaftsförderer und Leiter des Bauamts Kirchen Tim Kraft.
Kirchen. „Wir betreten hier Neuland in der Arbeitsweise eines Bauamtes. Ich freue mich, dass Bauamtsleiter Tim Kraft und sein Team offen für neue Wege sind und ein solches Projekt initiiert haben. Damit erreichen wir mittelfristig eine Qualitätssteigerung wovon Unternehmen und Bürger/innen als auch die ehrenamtliche Politik vor Ort profitieren sollen“, so der Erste Beigeordnete Ulrich Merzhäuser der Verbandsgemeinde Kirchen. Worum es genau geht? Das beschreibt eine Pressemitteilung von Bauamtsleiter und Wirtschaftsförderer Tim Kraft, aus der auch das Zitat stammt.
So sei es heute selbstverständlich, ein Dienstleistungsunternehmen anzurufen, das am anderen Ende des Telefons ein Mitarbeiter den Anruf entgegennimmt und man bereits mit seinem Namen begrüßt wird. Zudem wisse die Person bereits, ob zum Beispiel eine E-Mail-Anfrage gestellt wurde oder wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Grundlage für solche Informationen ist ein sogenanntes digitales Kundenbeziehungsmanagement, kurz CRM (Customer Relationship Management).
Dieses ermöglicht das Projekte für alle internen Beteiligten hinsichtlich der Bearbeitungsstände greifbar sind. Die Zusammenarbeit und der Informationsfluss, um die Ziele zu erreichen, würden laut Pressemitteilung auf ein neues Level gehoben.
Genau hier setzte das Bauamt der Verbandsgemeinde Kirchen an. Eben ein solches System werde nun nach rund einjähriger Vorbereitung eingeführt. Tim Kraft berichtet weiter, „dass solch ein CRM-System ermöglicht, dass Projekte mit vielen Beteiligten gleichzeitig digital bearbeitet und gepflegt werden können, indem alle Informationen gebündelt werden und keine doppelte Aktenführung nötig ist.“ Bei größeren Bauvorhaben seien in der Vergangenheit bis zu sechs Mitarbeiter unabhängig voneinander involviert gewesen. So könne nicht das beste Ergebnis erreicht werden. Nun arbeiteten alle gemeinsam mit transparenten Informationen am gleichen Projekt. „Wir sind damit überregional eines der ersten Bauämter, die ein solches System aus der Wirtschaft adaptieren“, so Kraft weiter.
„Ich halte es zudem für wichtig, dass wir uns im Bauamt mit neuen Technologien beschäftigen und diese als Chance begreifen. So haben wir mit einer autarken VR-Brille (virtuelle Realität) Anwendungsmöglichkeiten im Team erörtert, um beispielsweise die Prüfung der Topografie bei Bauvorhaben ohne vor Ort Termine durchzuführen.“ Dies könne dann auch spontan am Schreibtisch während einer Planaufstellung geschehen. Hier könne zukünftig eine 3D-Brille dazu führen, dass keine zwei Mitarbeiter mit einem Auto Außentermine wahrnehmen müssten, um sich ein Bild vor Ort zu machen. Dies spare Zeit sowie Geld und komme zudem der Umwelt zugute, erklärt Kraft.
Darüber hinaus würden ab 2021 die Ausschreibungen des Bauamtes papierlos durchgeführt. Auch hierfür sei investiert worden, sodass das Ausschreibungswesen digital durchgeführt werden könne.
Auch im Rahmen der Wirtschaftsförderung würden weitere Synergien zum Bauamt im Sinne der heimischen Betriebe angestrebt. Derzeit befindet sich die neue Homepage der Wirtschaftsförderung in der Entwicklung. Mittelfristig solle darauf aufbauend eine App entstehen, die den Unternehmen den Zugriff auf Fördermittel oder Fragen zu Bauvorhaben ermöglicht.
Abschließend berichtet Kraft, dass die Digitalisierung weiterhin große Herausforderungen mit sich bringe, die angepackt werden müssten. Leider sei hierzu im Alltag die Zeit sehr begrenzt. „Dennoch haben wir im Team des Bauamts, auch dank des Engagements der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erste Erfolge erzielt und sind auf einem sehr guten Weg. Es bleibt spannend“, so Kraft abschließend. (Red./PM)
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