Nachricht vom 22.12.2021 
Das sollten Vermieter über das Erstellen der Nebenkostenabrechnung wissen
Die Nebenkostenabrechnung gehört zu den Pflichten des Vermieters, sofern die Mieter neben der Kaltmiete monatliche Abschlagskosten für die Nebenkosten bezahlen. Die Abrechnung der Nebenkosten dient dazu, die Differenz zwischen dem vorab ermittelten Schätzwert und den tatsächlich angefallenen Kosten zu ermitteln. Fehler können rechtliche Konsequenzen haben, beeinträchtigen aber obendrein das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Es gilt also eine rechtlich einwandfreie und möglichst transparente Abrechnung zu erstellen.
Das sollte man über die Nebenkostenabrechnung wissen
Wer eine Wohnung vermietet, sollte sich auf jeden Fall frühzeitig mit dem Thema Nebenkostenabrechnung auseinandersetzen. In den meisten Fällen lohnt es sich, das Erstellen der Abrechnung mit einer Software wie dem Nebenkostenabrechnungs Programm von Objego zu erledigen. So reduziert man seinen Arbeitsaufwand und außerdem auch die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die nachfolgenden Punkte gehören zum Grundwissen.
Frist für die Nebenkostenabrechnung
Die gesetzlichen Fristen für die Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung sind in der Betriebskostenverordnung geregelt. Demnach muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingehen. So wäre eine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2021 beispielsweise spätestens am 31. Dezember 2022 fällig.
Der Abrechnungszeitraum stimmt in den meisten Fällen mit dem Kalenderjahr überein, umfasst also die Monate Januar bis Dezember, kann aber auch davon abweichen. Es empfiehlt sich, den Abrechnungszeitraum im Mietvertrag genau zu definieren. Versäumt ein Vermieter die Frist, müssen Mieter eine eventuelle Nachforderung nicht bezahlen. Die Zustellung der Nebenkostenabrechnung muss innerhalb der Frist schriftlich erfolgen. Auf der Abrechnung sollte die Unterschrift des Vermieters vermerkt sein.
Umlegbare Kosten
Nebenkosten sind die Kosten, welche die Bewohnbarkeit – also den Betrieb – einer Immobilie sicherstellen und regelmäßig sowie fortlaufend anfallen. Dazu zählen insbesondere:
Grundsteuer, Wasserversorgung, Warmwasser, Heizkosten, Haus- und Grundstücksentwässerung, Straßenreinigung, Entsorgungsgebühren, Hausreinigung, Gartenpflege, Treppenhausbeleuchtung, Gebäudeversicherungskosten sowie regelmäßige Wartungskosten – beispielsweise für Feuermelder.
Nicht-umlegbare Kosten
Im Gegensatz dazu stehen Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können. In diesen Bereich fallen Erhaltungskosten sowie Verwaltungskosten. Das müssen Vermieter selbst bezahlen:
Hausverwaltung, Arbeitsmittel, Geräte, Instandhaltung und Reparatur, Bankkosten, Kontoführungsgebühren des Vermieters, Gartengestaltung sowie die Installation von Tools für den Brandschutz wie Feuerlöschern und Feuermeldern.
Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten
Im allgemeinen Sprachgebrauch gelten die beiden Begriffe als austauschbar. Rechtlich gesehen gibt es aber einen Unterschied: Betriebskosten sind immer auch Nebenkosten, aber Nebenkosten sind nicht automatisch Betriebskosten. Bei den Betriebskosten handelt es sich nämlich um umlegbare, regelmäßig anfallende Kosten, während Nebenkosten nicht umlegbar sind.
So erstellt man die Nebenkostenabrechnung
Bei der Nebenkostenabrechnung ist sowohl auf formelle als auch auf inhaltliche Richtigkeit Wert zu legen. Folgende Punkte sollte eine Betriebskostenabrechnung unbedingt erfüllen:
Vermieter müssen den jeweiligen Abrechnungszeitraum klar nennen und die angefallenen Gesamtkosten aufführen. Als Basis für die Berechnung des Mieteranteils dient der sogenannte Verteilerschlüssel – auch dieser muss genannt und erläutert werden, sodass die Berechnung schlüssig für die Mieter ist. Auf Basis dieses Schlüssels zur Kostenverteilung wird dann der Mieteranteil errechnet.
Von dessen Kostenanteil zieht man dann die bereits erfolgten Abschlagszahlungen ab. Ist das Ergebnis eine Minuszahl, bedeutet dass, der jeweilige Mieter muss eine Nachzahlung leisten. Übersteigt die Summe der Vorauszahlungen die Summe der tatsächlich angefallenen Nebenkosten, ergibt sich eine Rückzahlung zu Gunsten des Mieters. Die jeweilige Summe muss ausgewiesen werden.
Extra-Wissen: Frist nach Auszug
Ein Sonderfall für Vermieter ergibt sich, wenn während des Abrechnungszeitraumes ein Mieterwechsel stattfindet. Auch nach einem Auszug ändert sich an der Frist nichts: Als ehemaliger Vermieter muss man die Nebenkostenabrechnung also auch erst zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes übermitteln.
Die Nebenkostenabrechnung für neue Mieter umfasst dann lediglich den durch sie bewohnten Anteil am Abrechnungszeitraum. Auch wenn sich durch die Frist keine zusätzliche Herausforderung für Vermieter ergibt, kann die Nebenkostenabrechnung nach einem Mieterwechsel zusätzliche Fallstricke mit sich bringen. Es gilt nämlich, klar und transparent zu unterteilen, welche Kosten den jeweiligen Mietern zuzuordnen sind. Die Erstellung mit einer guten Nebenkostenabrechnungs-Software wie von Objego erleichtert das Prozedere.
So wichtig ist die Nebenkostenabrechnung
Die formell und inhaltlich korrekte Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass es zu einem vollständigen Ausgleich zwischen voraus gezahlten und tatsächlich entstandenen Kosten kommt und das Mietverhältnis eine gute Basis hat. (prm)
Agentur Artikel
