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Nachricht vom 19.07.2022 
Mit digitalen Helfern die Produktivität steigern
Aktuelle Krisen zeigen deutlich, wie wichtig es ist, etablierte Prozesse im Unternehmen zu überdenken und wenn möglich zu optimieren. Die Digitalisierung gibt dabei die nötigen Werkzeuge in die Hand. Die Umsetzung der neuen Strukturen ist dabei aber maßgeblich für den Erfolg dieser verantwortlich und entscheidet, ob sie den nötigen Effekt erzielen.
Herausforderungen für klein- und mittelständische Unternehmen
Die Weltwirtschaft steht mit dem russischen Überfall auf die Ukraine neuen Herausforderungen gegenüber. Während die Lockdowns während Corona für viele Unternehmen existenzbedrohend waren, boten sich hier auch Chancen neue Märkte anzusteuern und sich moderner aufzustellen. Die Auswirkungen der Coronakrise sind jetzt auch immer noch kräftig zu spüren. Der Personalmangel in vielen Unternehmen betrifft auch klein- und mittelständische Unternehmen und setzt diese besonders unter Druck. Vor allem das Gastgewerbe und die Gastronomie klagen über große Abwanderungen des Personals in Richtung Einzelhandel.
Lieferketten am Limit
Die ohnehin schon vulnerablen, globalen Lieferketten sind bereits länger unter enormen Druck. Die Kombination aus Personalmangel und nun auch dem Ukrainekrieg bringt viele Lieferketten ans Limit und Waren können schlicht nicht mehr geliefert werden. Allgemein bekannt ist der Chipmangel, aber auch in anderen Bereichen wie dem Handwerk fehlen wichtige Konstruktionsmaterialien, Vorprodukte und Rohstoffe. So können viele Dienstleistungen nicht mehr angeboten werden und Aufträge bekommen lange Wartezeiten. Das ist nicht nur für die Kunden schlecht, auch der Unternehmer, die Unternehmerin kann so nicht kalkulieren. Angedachte Preise für ein ausgeschriebenes Projekt können in einem Jahr völlig anders aussehen, sind sie aber vertraglich festgesetzt, droht im schlimmsten Fall sogar ein Minusgeschäft.
Optimierung von Prozessen
Seit der Zeit der Coronapandemie haben sich schon bestimmte Trends gezeigt. Während der stationäre Handel massiv gelitten hat, sind die Zahlen aus dem E-Commerce durch die Decke geschossen. Im Jahr 2020 ist der Umsatzanteil im E-Commerce am Einzelhandelsumsatz von 13,3 % sprunghaft auf 16 % angestiegen und im nächsten Jahr auf 18 %. Klein- und mittelständische Unternehmen mussten ihr Geschäft, wenn möglich, also während der Coronakrise schon für neue Distributionsmöglichkeiten öffnen. Neben der Öffnung für E-Commerce ist aber vor allem eine Modernisierung bzw. Digitalisierung bestehender Anlagen und Prozesse nötig. Gerade im mittelständischen Bereich liegt hier noch großes Potenzial.
Komplexes Personalmanagement
Das Personalmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Gerade durch den Personalmangel in vielen Bereichen sind diese Abteilungen heute unter besonderem Druck. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter aber immer häufiger flexible Arbeitszeiten, die Work-Life-Balance wird ein immer wichtigerer Faktor. Im Bereich der Schichtplanung zeigen sich so die neuen Herausforderungen. Werden Wünsche vom Personal berücksichtigt und erfüllt, sind diese am Ende zufriedener und dadurch meist produktiver in ihrer Arbeit. Moderne Software für die Dienstplanung bietet dies automatisiert an und versucht dabei die Wünsche aller in Einklang zu bringen. Schichtplaner online zu nutzen, bietet gleichzeitig den Vorteil, dass alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können.
Moderne Kassensysteme
Moderne Kassensysteme ermöglichen es klein- und mittelständischen Unternehmen verschiedene Verkaufskanäle zusammen anzubinden. Der E-Commerce wird mit einem modernen Kassen- und Warensystem direkt an den stationären Handel gebunden. So ist es möglich, mit einem Kassensystem beide Kanäle zu bedienen und so kompakter und produktiver zu arbeiten. Gleichzeitig ermöglichen es moderne Kassensysteme alle relevanten Daten gebündelt an den Steuerberater, genauer gesagt die Abteilung zu senden, um diese für das Finanzamt aufzuarbeiten.
Informationen sammeln und bündeln
Auch im Projektmanagement gibt es diverse digitale Helfer, die es ermöglichen, die Produktivität bei der Bearbeitung der Projekte zu steigern. Die Vorteile sind dabei hauptsächlich die bessere Übersicht über parallel ablaufender Projekte und deren Steuerung. Dazu kommt, dass seit Corona viele aus dem Homeoffice arbeiten und ein digitales Projektmanagement-Tool es ermöglicht, dass diese von überall an diesen arbeiten können. Vor allem die Kommunikation ist hier gebündelt und kann transparent eingesehen werden, gerade wenn Menschen von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, ist dies umso wichtiger. Die eingesetzten Arbeitsmittel sind dabei vielfältig, sei es die Workstation am Arbeitsplatz, das Notebook, Tablet oder sogar das Smartphone. Moderne Projektmanagement Tools sind breit einsetzbar.
Fazit
Neue Technologien, neue Kommunikationsstandards und der gebündelte Einsatz in der eigenen Unternehmensstruktur ermöglichen es, die Produktivität in vielfältiger Weise zu steigern. Wichtig ist, dass alle Abteilungen des Unternehmens dabei Hand in Hand gehen und die Ausstattung nur einer Abteilung mit digitalen Tools nicht den nötigen Effekt haben wird. Die aktuellen Krisen zeigen, dass sich Unternehmen auf unsichere Zeiten einstellen müssen. Das können zusammenbrechende Lieferketten, Personalmangel oder sogar Lockdowns sein. Die vorhandenen Arbeitsmittel und Ressourcen sollten also so effizient und produktiv wie möglich eingesetzt werden. Nachhaltigkeit ist nun nicht mehr nur wegen der Umwelt und unseren Klimazielen ein wichtiger Punkt, sie erhöht auch die Resilienz gegenüber Krisen. Digitale Tools ermöglichen es, schneller und flexibler auf Krisen zu reagieren und im Wettbewerb gleichzeitig vorn zu sein. (prm)
