Nachricht vom 31.03.2025    

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Effizienz statt Papierkram

RATGEBER | Das Bürokratieentlastungsgesetz IV, in Kraft seit 1. Januar 2025, soll Unternehmen entlasten und Prozesse digitaler gestalten. Es bringt Änderungen, die Arbeitsalltag und Personalmanagement flexibler machen.

Digitalisierung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV am 1. Januar 2025 zielt der Gesetzgeber darauf ab, Unternehmen von administrativen Lasten zu befreien und Prozesse zu digitalisieren. Arbeitsverträge können nun in Textform abgeschlossen werden, was bedeutet, dass die Schriftform nicht mehr zwingend erforderlich ist. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. Auch Arbeitszeugnisse dürfen mit Zustimmung des Arbeitnehmers elektronisch ausgestellt werden. Hierfür ist jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, weshalb viele Unternehmen vorerst bei der traditionellen Schriftform bleiben dürften.

Renteneintritt und Elternzeit flexibler gestalten
Klauseln zum Renteneintritt gelten als Befristungen und unterlagen bisher der Schriftform. Seit 2025 reicht hierfür die Textform, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Ab dem 1. Mai 2025 können Anträge rund um die Elternzeit, wie der Antrag auf Elternzeit selbst oder auf Teilzeit während der Elternzeit, ebenfalls in Textform gestellt werden. Dies bedeutet, dass beispielsweise E-Mails ausreichend sind, was den Prozess für Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinfacht und beschleunigt.

Mindestlohn und Minijobs: Neue Grenzen
Seit dem 1. Januar 2025 ist der gesetzliche Mindestlohn von 12,41 Euro auf 12,82 Euro pro Stunde gestiegen. Diese Erhöhung wirkte sich auch auf geringfügige Beschäftigungen aus: Die Verdienstgrenze für Minijobber wurde von 538 Euro auf 556 Euro monatlich angehoben. Dies ermöglicht es Arbeitnehmern, trotz des höheren Mindestlohns weiterhin im Rahmen eines Minijobs tätig zu sein, ohne die Geringfügigkeitsgrenze zu überschreiten.

Entgelttransparenz und Homeoffice-Regelungen
Das Entgelttransparenzgesetz zielt darauf ab, Lohngerechtigkeit zwischen Männern und Frauen zu fördern. Bis zum 7. Juni 2026 muss die EU-Richtlinie 2023/970 in nationales Recht umgesetzt sein, was strengere Regelungen für Arbeitgeber mit sich bringt. Unternehmen sollten daher bereits 2025 damit begonnen haben, objektive Kriterien für die Entgeltfestlegung zu definieren und interne Gehaltsstrukturen transparent zu gestalten. Obwohl es kein gesetzliches Anrecht auf Homeoffice gibt, empfiehlt es sich für Unternehmen, die Entwicklungen der letzten Jahre zu nutzen, um klare Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten zu treffen. Dies betrifft insbesondere die Beschränkung auf bestimmte Regionen, um sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen zu vermeiden.

Arbeitszeit und E-Rechnungen digital managen
Seit 2025 können Informationen über Arbeitszeiten oder Pausen digital bereitgestellt werden, beispielsweise im Intranet oder auf einer Unternehmenswebsite. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter einfachen und uneingeschränkten Zugriff auf diese Informationen haben, was die Flexibilität und Aktualität der Arbeitszeitdokumentation erhöht. Unternehmen sind seit 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Dies betrifft nicht nur die Finanzabteilung, sondern auch das Personalmanagement, insbesondere im Bereich der Gehalts- und Reisekostenabrechnungen. Die Umstellung erforderte Anpassungen der internen Prozesse und Schulungen der Mitarbeiter, bietet jedoch langfristig Effizienzgewinne und höhere Genauigkeit.

Barrierefreiheit und Sozialversicherung im Fokus
Ab dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz Unternehmen, ihre digitalen Angebote barrierefrei zu gestalten. Dies betrifft insbesondere Bewerbungsprozesse und andere HR-relevante Online-Dienste. Unternehmen sollten daher ihre Websites und Apps entsprechend anpassen, um allen Nutzern einen gleichberechtigten Zugang zu ermöglichen. Die Rechengrößen für die Sozialversicherung wurden 2025 angepasst. So liegt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung bei 66.150 Euro jährlich, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 96.600 Euro pro Jahr. Diese Änderungen beeinflussen die Beitragszahlungen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern und sollten bei der Gehaltsplanung berücksichtigt worden sein. (prm)