Nachricht vom 04.07.2022 
Was sind hybride Events?
Die Gesellschaft hat sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Durch knappe Budgets, eingeschränkte soziale Kontakte während der Corona-Pandemie und nicht zuletzt auch aus Umweltschutzgründen denken viele auch im Bereich Veranstaltungsformate um. Neben Präsenzveranstaltungen gibt es immer mehr sogenannte hybride Veranstaltungen. Dabei handelt es sich um ein innovatives Veranstaltungsformat, bei dem Tagungen, Kongresse, Seminare und sogar Messen nicht mehr ausschließlich mit physischer Präsenz stattfinden müssen. Solche Veranstaltungen finden heute in hoher Qualität und mit hohem Wissenstransfer vollständig oder teilweise virtuell statt. Dabei ergeben sich Vor- und Nachteile sowie technische Herausforderungen.
Hybride Events gibt es schon länger. Richtig populär sind sie allerdings erst in den letzten beiden Jahren geworden. Für ein professionelles, hybrides Event braucht es vorwiegend eine gute und sehr detaillierte Planung mit einer guten Struktur. Damit alles funktioniert, sind viele Absprachen notwendig. Das Wichtigste bei hybriden Events ist moderne, gut funktionierende Technik. Denn die gesamte Veranstaltung ist eine Kombination aus moderner Technik mit digitalen Lösungen und Vernetzung.
Die Teilnehmer und Besucher von Veranstaltungen finden sich in einer ganz neuen Veranstaltungswelt wieder. Beispielsweise müssen nicht alle Teilnehmer einer Tagung oder eines Kongresses physisch anwesend sein. Sie können sich auch mithilfe mobiler Endgeräte oder eines PCs zu einer Veranstaltung dazu schalten und so mit den anderen Teilnehmenden und auch mit Referenten interagieren. Dabei sind hybride Veranstaltungen gar nicht so neu. Sportspiele, Preisverleihungen oder Unterricht finden schon viel länger mit physisch abwesenden Teilnehmern statt. Personen, die ähnliche Interessen und Ziele haben, können sich bei einer hybriden Veranstaltung miteinander vernetzen, um zu lernen oder Daten auszutauschen. Die Planer solcher Veranstaltungen haben die volle Kontrolle in Bezug auch Planung und Durchführung der Veranstaltung.
Wie funktioniert ein solches Event?
Interaktion ist das wesentliche Element bei einer hybriden Veranstaltung. Das ist bereits bei der Planung zu bedenken, denn die Teilnehmer – sowohl das Publikum wie auch die Live-Teilnehmenden – benötigen eine Möglichkeit zur Kommunikation und zur Interaktion. Erst mit der richtigen Technologie erwacht eine virtuelle Veranstaltung zum Leben und wird zum Erlebnis, beispielsweise auch beim digitalen Stammtisch. Teilnehmer können dabei Fragen stellen, Gäste können mit den Vortragenden interagieren. Dabei ist die hybride Veranstaltung eine digitale Plattform für Kommunikation und Diskussion in virtuellen Räumen während einer realen Veranstaltung. Es ist wichtig, hybride Veranstaltungen bestens zu planen und durchzudenken, damit die Teilnehmer auch wirklich während der gesamten Veranstaltung am Ball bleiben. Doch auch auf Teilnehmerseite sind gewisse Voraussetzungen zu erfüllen, wie schnelles Internet und die richtige Atmosphäre, beispielsweise im Büro oder auch zu Hause.
Welche Vor- und Nachteile haben hybride Veranstaltungen?
Die Beliebtheit hybrider Veranstaltungen steigt. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sie gesellschaftlich viel besser akzeptiert sind als noch vor wenigen Jahren. Mit einem hybriden Event können Veranstalter ihre Reichweite enorm steigern, denn die Teilnehmenden können sich gewissermaßen überall auf der Welt befinden. Damit erhalten alle möglichen Veranstaltungen, wie Workshops, Tagungen, Kongresse oder Seminare, einen digitalen Charakter. Veranstaltungen lassen sich ohne Einschränkungen durchführen.
Die Vorteile dabei liegen klar auf der Hand:
- Es entstehen weniger Kosten für die Teilnehmenden und die Veranstalter: weniger Hotel- und Reisekosten, weniger Kosten für Raummieten und Ausstellungsflächen.
- Die Umweltbelastung ist deutlich verringert. Durch weniger Verkehrsmittel ergibt sich eine viel bessere CO₂-Bilanz.
- Die Reichweite ist sehr hoch und durch weltweite Teilnahmemöglichkeiten steigerbar.
- Teilnehmende müssen nicht erst anreisen und können auch nur Teile der Veranstaltung besuchen.
- Die zeitintensive An- und Abreise zur Veranstaltung entfällt.
- Es ist viel einfacher, mit den anderen Teilnehmenden oder den Referenten in Kontakt zu kommen.
Allerdings haben die hybriden Veranstaltungen auch Nachteile:
- Der Kommunikation zwischen den Teilnehmenden fehlen Mimik und Gestik, was die Kommunikation erschweren kann. Es kommt viel eher zu Missverständnissen.
- Hybride Veranstaltungen können sich nachteilig auf die Gesundheit auswirken, weil die Teilnehmenden im Homeoffice oder im Büro sind. Sie kommen dadurch weniger an die frische Luft und haben weniger Bewegung. Das kann Rückenprobleme und Kopfschmerzen verursachen.
Was macht ein erfolgreiches hybrides Event aus?
Damit ein hybrides Event auch wirklich erfolgreich wird, müssen die Veranstalter einige wichtige Punkte beachten. Sie benötigen eine gute Strategie mit einem gewissen Überraschungseffekt für die Teilnehmenden. Die Veranstaltung darf auf keinen Fall langweilig sein. Besonders wichtig ist, dass die Teilnehmenden Möglichkeiten zur Interaktion haben, beispielsweise Feedback-Möglichkeiten oder Live-Abstimmungen, und dass die Inhalte zielgruppengerecht sind.
Dafür gibt es in der digitalen Welt nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. Social Media lässt sich dabei optimal in jeder Projektstufe integrieren. Über QR-Codes erhalten die Teilnehmenden zusätzliche Informationen. Sie können sich in ein digitales Gästebuch eintragen. In Break-Out-Sessions lassen sich bestimmte Themen in kleineren Gruppen abhandeln. Mit einem Question-and-Answer-Tool haben die Teilnehmenden die Möglichkeiten zu chatten und Fragen zu stellen.
Es ist notwendig, dass sich Interaktion und Kommunikation echt anfühlen. Mit einem hybriden Event können die Veranstalter auf sich aufmerksam machen und die Teilnehmenden für sich begeistern. Das funktioniert perfekt mit emotionalen Events, die die Interessen und Wünsche der Teilnehmenden berücksichtigen und Ideen wecken. Um das gesamte Potenzial einer solchen Veranstaltung zu wecken, braucht es eine Marketingstrategie, die alle Kanäle und Medien einbezieht. (prm)
Autor: Fabian Meise
