Nachricht vom 12.12.2021 
Dienstpläne erstellen mit Excel - Vorteile & Nachteile
Die Erstellung eines Dienstplans ist ein komplexer Prozess: Neben internen Vereinbarungen, Wünschen und zeitlichen Faktoren, gibt es auch gesetzliche Vorschriften, die beachtet werden müssen. Daher erklären wir Ihnen im Folgenden, wie die digitale Schichtplanung funktioniert und beschäftigen uns auch damit, ob Excel zur Planung noch ausreicht.
Ist die Erstellung des Dienstplans mit Excel überhaupt noch zeitgemäß?
Dienstpläne werden oft mit Excel erstellt, da die Software in fast allen Firmen zur Grundausstattung gehört. Zudem können die Dokumente für jeden Mitarbeiter freigeschaltet werden, sodass alle Angestellten hier auch Ihre Dienstzeiten oder Abwesenheiten eingeben können. Durch Formeln lassen sich schnell die Überschüsse oder Minusstunden ausrechnen, doch trotzdem hat das Programm auch seine Grenzen. Sie können zwar die Stundenzettel mithilfe einer Excel-Vorlage einfach erstellen, für den gesamten Dienstplan sollten Sie jedoch eher auf eine digitale Lösung setzen.
Schließlich denkt das Programm nicht mit, etwaige Abwesenheiten oder Wünsche können bei der manuellen Eingabe nicht immer in Gänze beachtet werden, zudem haben sich schnell Fehler eingeschlichen. Die Excel Tabelle kann nicht allein sicherstellen, ob alle rechtlichen und tariflichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden, hier muss immer wieder manuell kontrolliert werden. Zudem ist die Arbeitszeitplanung durch das Programm nicht wirklich flexibel, heutzutage arbeiten nicht mehr alle Angestellten innerhalb der Firma. Außendienstler oder Mitarbeiter Home-Office sind genauso zu beachten wie Freiberufler, welche von einer flexiblen Lösung eher profitieren.
Vorteile der Dienstpläne mit Excel
Die Dienstplanerstellung mit Excel hat jedoch auch einige Vorteile, so ist die Nutzung quasi kostenlos. Die Software gehört in den meisten Firmen zur Grundausstattung und wird sowieso eingesetzt. Darüber hinaus ist Excel sehr umfangreich, alle notwendigen Dinge können damit geplant werden, ob Arbeitszeit, Urlaubsplanung oder der spezifische Einsatz von Mitarbeitern.
Die Nachteile überwiegen
Gerade diese umfangreiche Komplexität macht Excel jedoch gar nicht so einfach zu bedienen. Das Datum richtig zu formatieren schafft vermutlich auch ein Neuling. Doch um komplizierte Formen oder Verknüpfungen anzuwenden, die das Programm erst sinnvoll machen, wird langjährige Excel Erfahrung benötigt. Diese ist in den meisten Unternehmen jedoch nicht unbedingt vorhanden.
Ebenso ist die Zeiterfassung über Excel relativ zeitaufwändig, da immer eine Person mit der nötigen Erfahrung abgestellt werden muss, welche dann manuell die Vorlage erstellt. Das sorgt zudem für viele Fehler, denn schnell ist eine Formel oder eine Zahl gelöscht und alle weiteren Verknüpfungen sind ebenso davon betroffen. Auch ist die Erfassung von Dienstplänen, inklusive Arbeitszeiten, durch Excel relativ intransparent, da jeder in der Tabelle arbeiten kann und es keine klaren Zuordnungen gibt.
Vorteile digitaler Schichtplanung
Eine digitale Schichtplanung spart Ihnen einiges an Zeit: Ein paar wenige Klicks reichen bereits aus, um eine neue Schicht anzulegen. Die Mitarbeiter können mithilfe von Drag & Drop hinzugefügt werden. Parallel wird bereits die Stundenanzahl der Mitarbeiter angezeigt und durch die geplanten Schichten ergänzt, sodass auch Interessen, Wünsche und gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten werden.
Durch einen digitalen Schichtplan können die Angestellten einfach online ein und ausstempeln, und haben von überall aus Zugriff auf den Plan. Beenden Sie die Zettelwirtschaft und verschwundene Formulare: Durch eine Schichtplan Software wird der Prozess transparenter, einfacher und klarer dargestellt. Nicht besetzte Schichten werden durch das System direkt angezeigt und Probleme können in wenigen Schritten behoben werden.
Ebenso wird das Vergabeverfahren der jeweiligen Schichten transparent gemacht, Mitarbeiter können sich auf einzelne Schichten sogar bewerben. Dann brauchen Sie nur noch einen verfügbaren Mitarbeiter auszuwählen und dieser wird hinzugefügt. Das bietet Planungssicherheit und ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum, da Wünsche einfach in die Planung integriert werden können. Für Mitarbeiter kann auch ein einzelner Schichtplan erstellt werden, sodass diese keine Gesamtübersicht haben, sondern nur Zugriff auf die eigenen Schichten.
Sie können Ihren Angestellten zudem gewisse Rechte zuteilen, sodass diese den Arbeitsplan selbstständig umsetzen können und diese Verwaltungsaufgabe dann für Sie sogar komplett wegfällt. Darüber hinaus werden alle rechtlichen Verpflichtungen eingehalten und auch eine gewisse Sicherheit garantiert. Alle Daten werden gespeichert, es können keine Zettel oder Dokumente verloren gehen.
Excel kann für diese Aufgaben also immer noch eingesetzt werden, jedoch nur durch hohen Arbeitsaufwand. Ein Dienstplan wird besser durch eine digitale Lösung umgesetzt, dadurch profitieren Sie von vielen Vorteilen. (prm)
Agentur Artikel
