Nachricht vom 20.06.2024    

Event planen: Schrittweise zur erfolgreichen Veranstaltung

RATGEBER | Die Ausrichtung einer Hochzeit, eines Firmenfestes oder einer Spendengala erfordert in der Regel eine ausgiebige Planung. Ohne eine geeignete Location, Musikangebote und Verpflegung versinkt das Event schließlich im Chaos. Es ist also maßgeblich, sich ausreichend mit der Veranstaltung zu befassen, einen Termin festzulegen und sich um gewisse Sicherheitsvorkehrungen zu kümmern. Somit gelingt das Fest und wird zu einem vollen Erfolg.

Event planen - das gehört auf jeden Fall dazu
Ein Event ist geplant, aber niemand weiß, was wichtig und nötig ist, damit die Veranstaltung gelingt? Tatsächlich ist ein großes Fest oder ein Konzert immer mit reichlich Aufwand und Kosten verbunden. Daher ist eine Checkliste immer sinnvoll, um sich gut vorzubereiten, zu können, damit am Veranstaltungstag alles wie am Schnürchen läuft.

Veranstaltung festlegen
Es ist ganz gleich, ob es sich um ein Firmenjubiläum, einen Kongress oder einen wohltätigen Zweck handelt. Zunächst sollten Veranstalter das Motto definieren, Gästelisten führen und anschließend einen passenden Veranstaltungsort ausfindig machen. Dank dieser Basis lässt sich das Event wesentlich besser organisieren. Wichtig ist, dass sich nicht nur eine Person mit der Veranstaltung und deren Ausrichtung befasst. Besser ist es, ein Team zu bestimmen. Die Aufgaben lassen sich besser verteilen, was wiederum den Erfolg des Events ausmacht. Während sich einige Teammitglieder um die Verpflegung kümmern, können andere die Musik planen oder die Sicherheit unter die Lupe nehmen.

Tipp: Vor allem bei Großveranstaltungen ist es sinnvoll, einen Caterer zu engagieren, spezielle Technik zu bestellen, die passende Dekoration auszuwählen und eine Security anzuheuern. Letztere ist für die Sicherheit vor Ort zuständig, kontrolliert sämtliche Ein- und Ausgänge und hat Einblick in die Gästeliste. Ist das Event nur für bestimmte Personen ausgelegt, überwacht die Security den Einlass und schirmt den Eingangsbereich mit Absperrständern ab, um eine Abgrenzung zu nicht öffentlichen Bereichen zu errichten.

Termin festlegen und Einladungen rechtzeitig verschicken
Ist eine Location gebucht und ein Termin bestimmt, geht es in die heiße Phase. Das Event kann nun öffentlich gemacht werden. Damit es zu einem Erfolg avanciert, ist eine gute PR-Kampagne unerlässlich. Somit lassen sich zusätzliche Teilnehmer gewinnen, die die Veranstaltung besuchen. Kommunikation ist also essenziell. Besondere Gäste erhalten zudem eine persönliche Einladung. Es ist essenziell, dass Termin, Ort und Thema in den Vordergrund rücken. Der Gast weiß also genau, worum es geht und möchte die Veranstaltung nicht verpassen.

Hinweis: Wer nicht nur Anzeigen schalten und Einladungen verschicken möchte, setzt zusätzlich auf Flyer oder Plakate. Diese hängen an mehreren Orten der Wunschregion und informieren detailliert über das Event.

Letzten Check am Veranstaltungstag nicht vergessen
Die Aufregung ist bei allen Beteiligten am Veranstaltungstag natürlich riesig. Dennoch sollte das Team versuchen, die Nerven zu bewahren und alle Bereiche nochmals kontrollieren. Neben dem Mobiliar ist die Verpflegung zu überprüfen. Sämtliche Abläufe vom Einlass über Technik bis hin zur Sicherheit sind genau zu durchleuchten, um nichts dem Zufall zu überlassen. Es kann auch sinnvoll sein, Einlassbändchen direkt am Eingang bereitzulegen, um geladene von ungeladenen Gästen unterscheiden zu können. Erst wenn das Event voll im Gange ist und alles reibungslos läuft, fühlen sich die Gäste wohl und haben Spaß an der Veranstaltung.

Nach der Party kann das Team den Ablauf des Events analysieren und überlegen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Dazu sind auch Befragungen von Gästen, Caterer und Moderatoren einzuholen. Das Feedback ist hilfreich, um das Fest oder das Konzert beim nächsten Mal noch besser ausbauen zu können. (prm)

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