Nachricht vom 13.08.2025    

Papierlos arbeiten - so gelingt der Schritt ins digitale Büro

RATGEBER | Es stapeln sich die Ordner, Papiere fliegen wild umher und den Überblick hat man schon lange verloren. Tatsächlich gibt es immer noch Büros, die sich genau mit solchen Problemen herumschlagen, weil es bislang nicht gelungen ist, auf eine digitale Arbeitsweise umzusteigen. Der Weg zu einem papierlosen Büro ist zum Glück einfacher denn je. Moderne, digitale Lösungen sparen Platz und Zeit und erleichtern gerade den Mitarbeitern im Homeoffice den Alltag deutlich. Papier eignet sich kaum zur Zusammenarbeit über verschiedene Orte hinweg, das digitale Büro ist hingegen für genau das prädestiniert.

Warum überhaupt auf das papierlose Büro umstellen?
Viele der Vorteile des papierlosen, digitalen Büros liegen auf der Hand. Mitarbeiter, die wichtige Dateien finden möchten, müssen sich nicht erst mühsam durch die Akten wälzen, sondern finden das Passende binnen weniger Sekunden, da die digitale Datei die Suche enorm erleichtert. In den meisten Fällen braucht es nur einen Namen oder ein Stichwort, um die richtige Datei zu finden. Genial ist dabei, dass es auch für die Umwelt ein Vorteil ist. Sogar rechtlich ergeben sich Vorteile, denn dank der Digitalisierung lassen sich Belege binnen kürzester Zeit gesetzeskonform speichern. Bewährte Archivierungssysteme sind revisionssicher und garantieren so, dass auch nach Jahren nichts verloren geht.

Wie anfangen?
Verständlicherweise sehen sich die meisten Unternehmen zu Beginn der Umstellung mit einer Aufgabe konfrontiert, die sich nicht binnen weniger Tage bewältigen lässt. Genau deshalb ist es so wichtig, nach einem erprobten System zu verfahren, das dabei hilft, keinen der wichtigen Schritte zu übersehen. Bevor es losgeht, ist es also wichtig, zu erfahren, was eigentlich alles da ist, wie wichtig diese Dokumente sind und wie sich diese am besten in eine digitale Welt übersetzen lassen. Braucht es wirklich alles, sind die bisherigen Archive komplett und wie kann bereits jetzt ein System entwickelt werden, das später die Arbeit mit den abgelegten Materialien deutlich erleichtert?

Die Digitalisierung übernehmen die Unternehmen zumeist nicht selbst. Wer schlau ist, greift auf einen professionellen Scan Service zurück, der die Sachen mit viel Erfahrung und einem eingespielten Team angeht. Die Vorteile eines professionellen Dienstleisters liegen auf der Hand. Die Profis wissen, wie mit sensiblen Daten umzugehen ist und behandeln das Material mit dem größten Respekt, aber auch so, dass die digitale Datei garantiert immer den Vorstellungen entspricht. Die Arbeit des Scan Services bedeutet nicht nur, dass die Dokumente ins Zielformat gebracht werden, sondern auch, dass eine neue Ordnerstruktur erstellt wird, die später die Suche und die Archivierung erleichtert.

Das Papier reduziert sich von selbst
Die Umstellung auf das papierlose Büro geschieht nicht binnen weniger Tage oder Wochen. Selbst, wenn das alte Archiv komplett gescannt ist, braucht es seine Zeit, bis sich die Arbeitsprozesse den neuen Anforderungen angepasst haben. Während dieser Phase muss es das Ziel sein, immer wieder Chancen zu erkennen, in denen sich das Papier schrittweise aus dem Arbeitsalltag entfernen lässt. Das geht am besten, wenn neue Dokumente sofort in das neue Ordnersystem eingepflegt werden.

So passiert es dann überraschend schnell, dass das Büro nicht mehr länger auf Papier angewiesen ist. Die Arbeit findet im Digitalen statt und davon profitieren die Mitarbeiter und die Umwelt. (prm)