Nachricht vom 18.06.2013    

Geschäftsessen richtig absetzen

Der Fiskus gibt sich streng – wie die Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz mit-teilt, werden Bewirtungsrechnungen sehr genau auf ihre Möglichkeit zur Ab-setzbarkeit geprüft werden. Auf korrekt ausgefüllte Belege zu achten ist für Un-ternehmer und Selbstständige daher enorm wichtig.

Bekanntermaßen können Bewirtungskosten für ein Geschäftsessen im Restaurant vom Bewirtenden von der Steuer abgesetzt werden. Unternehmer oder Selbstständige dürfen in der Regel bis zu 70 Prozent des Rechnungsbetrages als Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend machen. Der Fiskus schaut bei Bewirtungsrechnungen allerdings sehr genau hin und prüft unter anderem, ob eine betrieb-liche Veranlassung gegeben ist, die Aufwendungen angemessen sind und deren Höhe nachgewiesen wurde. Der Rahmen für die Absetzbarkeit von Bewirtungskosten ist eng und auch der Bundesfinanz-hof (BFH) gibt sich streng formalistisch.

Kleinbetragsrechnungen
Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 150 Euro einschließlich Umsatzsteuer gelten reduzierte Angabepflichten für den Bewirtenden. Hier genügen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des dienstleistenden Restaurants, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Speisen und Getränke sowie das Bruttoentgelt. Auch sind der darauf entfallende Steuerbe-trag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz zu vermerken. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte kann die Vorlage der Rechnung nicht durch einen so genannten Eigenbeleg ersetzt werden.

Was gehört auf eine anerkennungsfähige Rechnung?
Um bei Bewirtungsrechnungen über 150 Euro der Nachweispflicht in vollem Umfang gerecht zu wer-den, hat der Steuerpflichtige schriftlich detailliertere Informationen abzugeben. Zu den unverzichtbaren Angaben für eine steuermindernde Anerkennung der entstandenen Kosten gehören: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die Rechnung der Gast-stätte muss grundsätzlich auf den Namen des steuerpflichtigen Unternehmers ausgestellt sein, um anerkannt zu werden, wie der Bundesfinanzhof in einem Urteil vom 18. April 2012 nachdrücklich klar-stellte (Az. X R 57/09).

Aktuelles Urteil belegt die strenge Handhabung der Vorschriften
Im obigen Streitfall ging es um einen Unternehmer, der in erheblichem Umfang Geschäftsfreunde in Gaststätten bewirtet hatte. Dabei hatte er sehr sorgfältig und nahezu in jedem Einzelfall die gesetzlich geforderten Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der zahlreichen Bewirtungen gemacht. Außerdem konnte er per Kreditkartenabrechnung nachweisen, dass er die Kosten tatsächlich getragen hat. Dennoch wurden diese Aufwendungen letztendlich nicht zum steuermindernden Abzug zulassen. Der Grund: In keiner derjenigen Gaststättenrechnungen, die nicht als Kleinbetragsrechnungen zu qualifizieren waren, war der Name des bewirtenden Unternehmers genannt.

Der BFH hat nach Aufhebung des anderslautenden Urteils des Finanzgerichts die Entscheidung wie folgt begründet: Es geht hier um zwei getrennt zu würdigende Voraussetzungen für den Abzug der Aufwendungen in Gaststätten. Zunächst muss der Steuerpflichtige den Anlass und die Teilnehmer nennen. Hierfür können Angaben auf der Gaststättenrechnung selbst oder auf einem gesonderten Beleg gemacht werden. Zum Zweiten aber muss die Rechnung der Gaststätte beigefügt werden. Die-se jedoch hat – soweit es keine Kleinbetragsrechnung ist – den Namen und die Adresse des bewir-tenden Steuerpflichtigen zu enthalten. Und diese Angaben dürfen wiederum nur durch den Gaststät-teninhaber oder seinen Bevollmächtigten auf der Rechnung vermerkt werden. Eine Namenseinfügung durch den Bewirtenden selbst ist unwirksam.

Bewirtung von Arbeitnehmern
Zu beachten ist, dass die Bewirtung von Mitarbeitern steuerlich prinzipiell anders als die hier beschrie-bene Bewirtung von Geschäftspartnern einzuordnen ist. Für den bewirteten Arbeitnehmer kann gege-benenfalls ein geldwerter Vorteil vorliegen, der dann zu versteuern wäre. Mahlzeiten allerdings, die ein Arbeitnehmer im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung erhält, zählen nicht zu seinem Lohn, da hier das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers überwiegt.

Fazit
Bei Geschäftsessen ist penibel darauf zu achten, welche Belege korrekt ausgefüllt vorliegen müssen, damit die Ausgaben als gewinnmindernde Aufwendungen anerkannt werden. Es empfiehlt sich des-halb, generell bei anfallenden Bewirtungskosten, bei Unsicherheiten oder Grenzfällen einen qualifizier-ten Berater einzuschalten. Diese sind zu finden im Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz unter www.sbk-rlp.de.

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