Nachricht vom 31.10.2016    

Besprechungskultur: Von der Gefahr der Laberrunde

Der Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) widmete sich der Besprechungskultur in Unternehmen. Wichtig bei jeder Art von Besprechungen sei eine strukturierte Herangehensweise und eine von der Unternehmensleitung gelebte Kommunikationskultur. Die Kreativität der Beschäftigten sollte man nicht in ziellosen Meetings vergeuden.

Siegen. Mit dem Thema „Meetings mit Langeweile oder Zielführung – die typischen Fehler einer Besprechung“ hatte die heimische Geschäftsstelle des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft (BVMW) bei ihrem jüngsten „BVMW Meeting Mittelstand“ den Nerv der Teilnehmer getroffen. Über 50 Unternehmer und Führungskräfte waren zur Veranstaltung im neuen Domizil der westdeutschen Niederlassung des Roboter-Herstellers KUKA Roboter GmbH gekommen, deren Niederlassungsleiter Michael Weber die Unternehmer mit der Vorstellung der Kuka begrüßte.

Der Wirtschaftskommunikator Michael Gerharz aus Troisdorf ging auf der Basis von Umfragen darauf ein, dass 50 Prozent der Teilnehmer von Besprechungen diese als überflüssig bezeichnen. Immerhin können oder müssen statistisch für viele Mitarbeiter sechs Stunden pro Woche dafür eingeplant werden – die möglicherweise an produktiver Arbeit verloren gehen. Deshalb, so seine Vorbemerkung, sollte zunächst immer überlegt werden, ob das eine oder andere Meeting überhaupt notwendig ist oder bestimmte Sachverhalte anders zu klären und Entscheidungen auf kürzeren Wegen zu treffen sind. Ansonsten besteht die Gefahr von „Laberrunden“, die wirklich niemand brauche, so der Referent.

Generell sieht er, dass die Meetingkultur „von oben“ kommen muss - will sagen, dass eine hohe Kommunikationskultur von der Unternehmensspitze gepflegt werden muss. Wenn Meetings stattfinden, dann empfiehlt er eine vierstufige Vorgehensweise: Die Stufe 1: „Was?“ - das heißt eine eindeutige Klärung, über was zu reden ist. Das sollte jeder Teilnehmer vorher wissen und vorbereitet zu dem Gespräch kommen. Nur so ist zu gewährleisten, dass ein Gespräch zielgerichtet verlaufen und zu einem Ergebnis kommen kann. „Wer?“ fragt dann Stufe 2: Das heißt, dass jeder Teilnehmer etwas zu dem genannten Thema zu sagen hat und das auch tun muss. Schließlich, so Gerharz: „Teams sind für Unternehmen Gold wert, wenn sie gemeinsam bessere Ideen entwickeln, als es der Einzelne könnte. Voraussetzung dafür ist, dass die Kreativität nicht in unproduktiven Meetings verschenkt wird“. Außerdem sind die Aufmerksamkeit und die Anerkennung eines Jeden dadurch gesichert. Steve Jobs sagt man den Satz nach: „Kein Beitrag - kein Meeting“.

In Stufe 3 geht es um das „Wie?“ Damit ist die Art des jeweiligen Meetingbeitrags gemeint. Power-Point-Präsentationen hält Gerharz nicht unbedingt immer für ein adäquates Mittel, jedenfalls, wenn sie zu umfangreich und textgespickt sind. Bei Amazon zum Beispiel habe man „Study Hall“ eingeführt, bei der alle Teilnehmer eine schriftliche Vorlage erstellen, die alle anderen gelesen haben müssen. „Und jetzt?“ Das ist die Leitfrage in Stufe 4: Die Ergebnisfindung ist nicht nur zu protokollieren, sondern – auch zur Erhöhung des persönlichen Interesses – in den „Action Items“ persönliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen.

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