Nachricht vom 24.04.2017    

Jobcenter schafft Papier-Akten ab - Jetzt gibt es "e-Akten"

Die Jobcenter in Altenkirchen, Betzdorf und Wissen stellen in einem groß angelegten und lange vorbereiteten Projekt ihre Bearbeitung von der Papierakte auf die elektronische Akte um. Die Kunden können trotzdem schriftlich in Briefform ihre Mitteilungen schicken, nur sollten keine Originaldokumente mitgeschickt werden.

Kreis Altenkirchen. Seit Anfang April wird die klassische Aktenhaltung und das Abheften und Lagern von Papier-Dokumenten nach und nach abgeschafft. Dieser Schritt spart langfristig Flächen für die riesigen Aktenberge in Archiven und optimiert Arbeitsabläufe. Für Jobcenter-Kunden ergibt sich der Vorteil, dass bei Vorsprachen oder Telefonaten die Aktensuche entfällt und der Vorgang sofort vollständig vorliegt.

Auch Abwesenheitsvertretungen sind damit leichter zu gewährleisten, Akten brauchen nicht mehr zwischen einzelnen Organisationseinheiten hin und her geschickt werden. Kunden des Jobcenters können nach wie vor ihre Mitteilungen per Brief zum Jobcenter senden oder einreichen. Eingehende Post in Papierform wird von einem Scan-Dienstleister in einem zertifizierten Verfahren digitalisiert und computerlesbar datenschutzkonform gespeichert.

Anhand definierter Angaben wird das Dokument automatisiert zur richtigen Dienststelle geroutet. Die Dokumente werden anschließend der elektronischen Kundenakte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter bearbeiten die Vorgänge direkt aus dem elektronischen Postkorb heraus, ohne dass eine Akte geholt werden muss. Auch interne Bescheid-Abschriften , Vermerke, Belege und Mitteilungen werden nicht mehr auf Papier ausgedruckt, sondern werden ohne vorheriges Scannen sofort digitalisiert in die elektronische Akte überführt.

Jobcenter-Geschäftsführer Manfred Plag zeigte sich erfreut, dass die Umstellung reibungslos funktioniert hat und die 95 Jobcenter-Mitarbeiter sehr aufgeschlossen für den fortschreitenden Digitalisierungsprozess sind. Das Jobcenter sei ein moderner Dienstleister, nach und nach müssten auch Kommunalbehörden sowie Bundes- und Landesbehörden auf sogenanntes „e-Government“ weiter umrüsten.

Sein Stellvertreter Heiner Kölzer, der die Einführung der „e-Akte“ im Jobcenter koordinierte, bedankte sich bei den sieben internen Trainern, die an den drei Standorten die Mitarbeiterschulungen vorbereitet und durchgeführt haben, ohne dass es Störungen im laufenden Geschäft gegeben habe. Die Umstellung von Papier auf Pixel verlief ohne technische Komplikationen.

Eingehende Post wird nach dem Scannen noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Am besten ist somit, nur dann Original-Nachweise an das Jobcenter zu senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Kunden, die ein Original-Dokument zurückbekommen möchten, müssen dies dem Jobcenter mitteilen. Ansonsten erleichtert es die Arbeit, wenn dem Jobcenter eine Kopie des Dokuments vorgelegt wird. (PM)